代别人签名时，应遵循以下步骤和格式：
明确代签人身份及授权
在签名前，必须明确代签人的身份和授权范围。这通常通过在签名旁边注明“代签人姓名”或“XX（代签人姓名）代签”来实现。
清晰书写代签人姓名
代签人应使用自己的真实姓名进行签名，并确保字迹工整、易于辨认。如果因故无法亲自书写，可以选择打印或盖章的方式代替，但需在合同中明确注明并附上相关授权文件。
注明代签行为
在签名时，可以在签名后面备注“代签”字样，以明确表明该签名是由他人代为签署的。例如：“张三（李四代签）”。
提供授权文件
如果代签行为涉及重要事项，建议提供书面授权文件，以便在需要时证明代签行为的合法性和有效性。
遵守法律规定
根据《中华人民共和国民法典》第一百六十一条，民事主体可以通过代理人实施民事法律行为，因此代签行为在合法授权的情况下是有效的。
示例格式
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张三（李四代签）
兹授权李四代张三在王二文件上签署张三名字，张三予以认可并承担一切法律责任。
李四（签名）
日期：XXXX年XX月XX日
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注意事项
确保代签行为符合相关法律法规的要求，避免因代签行为导致的法律纠纷。
如果代签涉及重要文件，建议咨询专业法律人士，以确保代签行为的合法性和有效性。
通过以上步骤和格式，可以确保代签名既符合法律要求，又能明确表达代签人的意愿和责任。