代签名应当遵循以下步骤和格式：
明确授权
在代签名之前，必须获得被代理人的明确授权。授权应当采用书面形式，明确代理人的姓名或名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或盖章。
签名格式
代签名时，可以在签名后备注代签人的名字。一般格式为：“张三（李四代签）”。
另一种格式是：“兹授权李四代张三在王二文件上签署张三名字，张三予以认可并承担一切法律责任。”。
签署位置
代签名应当签到合同的尾部，通常在合同的所有条款和条件都完成后，在合同的签署部分进行。
法律效力
如果代签名是基于有效的授权委托书，并且被代理人在收到通知后三十日内对其签订合同的行为进行了追认，则该代签名有效。
如果没有授权委托书或未被追认，代签名将被视为无效，对合同各方没有约束力。
注意事项
代签名涉及法律责任，因此必须谨慎处理。建议在见证人在场的情况下进行代签名，并确保授权书妥善保存。
建议
在进行代签名之前，务必确保获得合法有效的授权。
遵循上述格式和步骤进行代签名，确保签名的法律效力。
如果可能，建议在见证人的见证下进行代签名，并保存好所有相关文件，以备不时之需。