代人办理签名时，需要遵循以下步骤和注意事项：
确保合法代理权限
代理人必须获得被代理人的合法授权，才能以被代理人的名义进行签字。
授权应当采用书面形式，明确代理人的姓名或名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或盖章。
明确注明代理身份
在签署文件或合同时，代理人需要明确注明自己是作为某人的代理人来签字的，并附上被代理人的相关信息，如姓名、身份证号等。
以被代理人名义签订合同
代理人应当以被代理人的名义实施民事法律行为，包括签订合同等。
如果受托人（即代理人）以自己的名义与第三人订立合同，但在订立合同时第三人知道受托人与委托人之间的代理关系的，该合同直接约束委托人和第三人。
签署位置
代理人通常应当在合同尾部签字，并注明代签人的名字。
保留授权文件
授权书应当妥善保管，以便在需要时证明代理行为的合法性。
法律效力
根据《中华人民共和国民法典》的规定，代理人在代理权限内，以被代理人名义实施的民事法律行为，对被代理人发生效力。
示例格式
```
张三(李四代签)
兹授权李四代张三在王二文件上签署张三名字，张三予以认可并承担一切法律责任。
李四
```
建议
在进行代签行为之前，务必确保获得合法授权，并且了解相关法律法规的要求。
保留好所有相关的授权文件，以备不时之需。
如果涉及重要事务，建议咨询专业法律人士，以确保行为的合法性和有效性。