代人签字时，应遵循以下步骤和格式：
明确授权关系
确保有合法的代理权限。代理人在代理权限内，以被代理人的名义实施民事法律行为。
如果是以自己的名义与第三人订立合同，但第三人知道受托人与委托人之间的代理关系，该合同直接约束委托人和第三人。
签署格式
一般格式为： 张三（李四代签）。
或者在授权书中明确写明： 兹授权李四代张三在王二文件上签署张三名字，张三予以认可并承担一切法律责任。
也可以根据实际情况确定具体的方式，并在授权书中详细说明。
注明代理身份
在签署文件或合同时，代理人需要明确注明自己是作为某人的代理人来签字的，并附上被代理人的相关信息，如姓名、身份证号等（在适当且合法的范围内）。
保留授权书
授权书应妥善保存，以备后续可能出现的法律纠纷或核查。
注意合同内容
在签字与合同内容之间尽量不要留有空白行，以避免合同被修改而使自身利益受损。
如果条件允许，建议在合同的每一页上均进行签名确认。
法定代表人或代理人签字
如果是法定代表人或代理人进行签字，可能需要加盖公章，否则无法判定是属于何种行为。
通过以上步骤和格式，可以确保代人签字的合法性和有效性。建议在实际操作中，务必谨慎处理，并在必要时咨询专业法律人士的意见。